Auditproces en voorbereiding op certificering van de CO₂-Prestatieladder

Een goede voorbereiding op de CO₂-Prestatieladder-audit is essentieel voor het behalen en behouden van het certificaat. Een audit is een toetsing van de eisen in het certificeringsschema. Tijdens de audit wordt onderzocht of het CO₂-managementsysteem voldoet aan de eisen uit het handboek van de CO₂-prestatieladder en of deze goed worden toegepast.

De audit is een bevestiging die laat zien dat de organisatie serieus bezig is met het verminderen van CO₂-uitstoot en energieverbruik. Een goede voorbereiding maakt het proces sneller, makkelijker en voorkomt verrassingen op de dag(en) zelf.

Verschillende soorten audits

Als organisatie doorloop je elk jaar een cyclus waarbij ook elk jaar het CO₂-managementsysteem wordt beoordeeld in een audit door een onafhankelijke partij.

Er zijn verschillende typen audits te onderscheiden voor de CO₂-Prestatieladder:

1. Initiële audit: Dit is de eerste audit die een organisatie doorloopt om het CO₂-certificaat op een niveau of trede te behalen. Bij een positieve beoordeling ontvangt de organisatie het CO2-prestatieladder certificaat, welke drie jaar geldig blijft.
2. Jaarlijkse audit (periodieke audit): Ondanks dat het certificaat een geldigheidsduur van 3 jaar heeft, zal er na de initiële audit elk jaar een controle plaatsvinden op het managementsysteem om het certificaat te behouden. In deze audit wordt er gekeken of de organisatie nog voldoet aan de verschillende eisen.
3. Hercertificeringsaudit: Aangezien de CO₂-prestatieladdercertificaten drie jaar geldig zijn, zal er na deze periode een hercertificeringsaudit plaatsvinden. Tijdens deze audit zal de auditor opnieuw vaststellen of de organisatie aan de eisen voldoet om een nieuw CO₂-prestatieladder certificaat te ontvangen. Een hercertificatieaudit kan alleen plaatsvinden wanneer het niveau/de trede van certificering onveranderd is gebleven. Bij wijziging in niveau of trede zal er een initiële audit plaatsvinden.

Interne audit

Tijdens elke stuurcylus wordt er naast de audit met een certificerende instelling (CI), ook verwacht dat er binnen de organisatie een interne audit plaatsvindt. De interne audit van de CO₂-Prestatieladder is een evaluatie om te controleren of het CO₂-managementsysteem effectief functioneert en voldoet aan de eisen van de ladder. Het doel van deze interne audit is dan ook het identificeren van verbeterpunten, het monitoren van de voortgang en de continue verbetering in het reduceren van de CO₂-uitstoot. Dit is een belangrijk onderdeel van de jaarlijkse cyclus van monitoren en rapporteren. Deze audit wordt uitgevoerd intern binnen de organisatie of door een andere onafhankelijke partij.

Bij De Duurzame Adviseurs voeren we ook interne audits uit als onderdeel van onze ondersteuning bij de CO₂-Prestatieladder. Ben je benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan gerust contact met ons op!

Wijzigingen handboek 4.0

Handboek 4.0 bevat de nieuwste richtlijnen voor de CO₂-Prestatieladder dat organisaties helpt bij het meten, reduceren en verankeren van CO₂-emissies in de bedrijfsvoering. De opzet is vernieuwd: de oude vijf niveaus hebben plaatsgemaakt voor vier treden, elk met een eigen handboek en specifieke eisen. Trede 1 bundelt de oude niveaus 1 t/m 3 en richt zich op een korte termijnstrategie (1–3 jaar), Trede 2 omvat de oude niveaus 4 en 5 met aanvullende ketenvereisten en een tijdsperspectief van 5–10 jaar, terwijl Treden 3 en 4 nieuwe hogere ambities introduceren, waaronder nul-uitstoot in 2050. Er is meer nadruk op datamonitoring, lange termijnvisie en vooral op scope 3-emissies binnen de hele waardeketen. Voor Trede 2 en hoger is een klimaattransitieplan verplicht, waarin concreet de route naar nul-uitstoot wordt uitgewerkt. De nieuwe opzet sluit beter aan op internationale klimaatdoelen zoals het Parijs-akkoord en nieuwe rapportageverplichtingen zoals de CSRD.

De overstap naar het nieuwe handboek zal ook invloed hebben op de audit. Zo wordt er verwacht om aan het begin van het traject met de CI de organisatorische grenzen af te stellen. Mede op basis hiervan zal de CI de onderzoekomvang en tijdsduur van de audit bepalen.

Wil je meer weten over handboek 4.0? Lees dan hier ons blog.

Tips voor een succesvolle audit

Een goede voorbereiding voor de audit helpt bij het behalen en behouden van het certificaat. Onderstaande tips helpen bij deze voorbereiding:

• Verzamel en structureer bewijslast: Zorg ervoor dat alle documenten en data die de voortgang met betrekking tot de CO₂-rapportage aantonen inzichtelijk en beschikbaar zijn. Door hier structuur in aan te brengen is het tijdens de audit direct duidelijk welke informatie beschikbaar is. Naast bronbestanden voor de CO₂-footprint geldt dit ook voor bewijslast van de communicatie en samenwerking.
• Auditplanning: Ter voorbereiding op een externe audit is het belangrijk om een auditplanning te maken. Plan op basis daarvan ook gelijk de afspraken met sleutelpersonen in. Houd er daarnaast rekening mee dat een auditor ook verschillende vestigingen en projectlocaties zal willen bezoeken. Dit is voor een interne audit niet nodig.
• Focus op interne betrokkenheid: Zorg ervoor dat iedereen die betrokken is bij de CO₂-prestatieladder binnen de organisatie weet welke bijdrage ze leveren bij de audit en wanneer dit plaatsvindt. Vaak is de auditplanning een paar weken van tevoren beschikbaar, waardoor dit intern op elkaar afgestemd kan worden en iedereen een bijdrage kan leveren waar nodig.
• Werk met een actueel energiemanagement actieplan: Dit plan helpt om te laten zien welke stappen er zijn gezet om energie te besparen en CO₂-uitstoot te verminderen. Naast de bronbestanden voor het opstellen van de footprint, is het ook belangrijk om aan te kunnen tonen welke stappen er intern zijn gezet voor het monitoren en rapporteren van de voortgang.

Veelgemaakte fouten

Naast tips zijn er ook een aantal veelgemaakte fouten die voorkomen kunnen worden door een goede voorbereiding:

• Onvolledige documentatie: Het niet goed bijhouden van brongegevens kan leiden tot vertragingen of afkeuring. Tijdens het opstellen van de CO₂-footprint is het belangrijk om de connectie te maken tussen de emissiestroom en het bijbehorende bronbestand, om onduidelijkheden tijdens de audit te voorkomen.
• Geen duidelijke betrokkenheid van het management: Zonder de steun van de directie kan de uitvoerbaarheid van de verschillende eisen voor de CO₂-prestatieladder in het geding komen. De directie speelt een belangrijke rol in het waarborgen van voldoende middelen en informatie, het stimuleren van continue verbetering en het bevorderen van bewustwording binnen de organisatie.
• Energiemanagement staat los van de gehele organisatie. Zorg dat de energie- en klimaatdoelstellingen niet alleen bij de projectleider op het bureau blijven liggen, maar breed gedragen worden binnen de hele organisatie. Dit betekent dat medewerkers op de hoogte zijn van de ambities en begrijpen hoe deze aansluiten bij de dagelijkse werkzaamheden. Door duurzaamheid expliciet te verweven in processen, taken en besluitvorming, wordt het geen losstaand project, maar een vanzelfsprekend onderdeel van hoe de organisatie werkt en beslissingen neemt.

Afsluiting

Het doorlopen van het auditproces voor de CO₂-Prestatieladder vraagt om een goede voorbereiding: van het op orde hebben van de benodigde documentatie en emissiegegevens tot het intern borgen van beleid, doelstellingen en maatregelen. Hoe beter deze onderdelen zijn uitgewerkt en ingebed in de organisatie, hoe soepeler de audit verloopt en hoe sterker uw certificering staat.

Zijn er vragen over het proces, de voorbereidingen of wil je sparren over hoe je het beste kunt positioneren voor een succesvolle audit? Ons team van adviseurs staat klaar om u te helpen met praktische tips, inhoudelijke kennis en begeleiding op maat. Neem gerust contact met ons op en zet samen met ons de volgende stap naar een hogere trede op de ladder.