In deze onzekere tijd is het vaak lastig om commitment te geven aan nieuwe projecten binnen overheden. Zijn nieuwe projecten wel realiseerbaar als zoveel mensen thuiswerken en gaat dat niet ten koste van het uiteindelijke doel?
Inmiddels kunnen we uit ervaring vertellen dat digitaal certificeren voor de CO2-Prestatieladder tijdens corona succesvol kan zijn.
We nemen jullie mee in de route die het Hoogheemraadschap van Delfland heeft doorlopen in de afgelopen maanden. Hierin vertelt projectleider Bas Nanninga hoe het waterschap de (digitale) implementatie heeft uitgevoerd en komt communicatieadviseur Elise van der Voort aan het woord over hoe je in deze lastige tijden ook daadwerkelijk collega’s kunt bereiken.
Ter ondersteuning van dit project was Lars Dijkstra de adviseur bij het Hoogheemraadschap van Delfland en vertelt adviseur Cleo Bout haar ervaring met het uitvoeren van de interne audit op afstand.
Online kick-off
‘‘Halverwege 2019 heeft Delfland al besloten om zich te laten certificeren voor de CO2-Prestatieladder’’, vertelt Bas Nanninga. “Eerst hebben we hier informatie en kennis over verzameld en bepaald wat er nodig was om een goede CO2-managementsysteem op te zetten. Begin 2020 stonden we in de startblokken om dit CO2-managementsysteem te gaan implementeren, toen de “intelligente lockdown” kwam. Na alle voorbereidingen en de gewekte verwachtingen in onze organisatie, wilden we ons hierdoor echter niet laten ontmoedigen. We zijn digitaal doorgegaan, maar hebben daarbij ook de hulp ingeroepen van De Duurzame Adviseurs, om ons bij dit proces te ondersteunen. Zij hebben namelijk al ruime ervaring met invoering van de CO2-Prestatieladder bij andere organisaties en door ons op dat punt te laten ontzorgen, kon ik mij meer richten op het proces en de organisatie in deze coronatijd. Dat vergde natuurlijk wel wat extra aandacht.”
“Het online vergaderen ging bijvoorbeeld niet zonder slag of stoot. De eerste meeting liep finaal de mist in. Geen verbinding en beeld of geluid waren termen die continu naar voren kwamen tijdens de meeting. Om dit op te lossen heeft onze adviseur Lars Dijkstra daarna de presentatie ingesproken, inclusief de gemaakte afspraken, zodat alle deelnemers alles achteraf nog eens rustig konden terugkijken. Al snel kregen we het online vergaderen onder de knie en de meetings van ons Energie & CO2-team konden daardoor online doorgaan. Een groot voordeel was, dat al onze energiegegevens al digitaal beschikbaar waren. Hierdoor bleek de inventarisatie van het energieverbruik en de berekening van onze CO2-footprint geen probleem.”
De volgende stap was het verzamelen van maatregelen. Deze werden intern uitgevraagd bij verschillende afdelingen en werd nagedacht welke mogelijkheden er nog meer uitgevoerd konden worden. Daarnaast zijn er verschillende malen documenten gedeeld, zodat iedereen van het projectteam hier ook op kon reageren. Dit zorgde ervoor dat zowel iedereen goed op de hoogte was, als dat iedereen zijn of haar bijdrage kon leveren.
Corona en collega’s
Elise van der Voort: “Bij Delfland zijn we al langer bezig om duurzaamheid onder de aandacht te brengen bij collega’s. In januari zijn we het jaar goed begonnen door de start van de ‘Go Green Challenge’. We hebben lang over dit spel nagedacht met als doel collega’s enthousiast te maken voor duurzaamheid zodat zij dit in de dagelijkse werkzaamheden kunnen meenemen. Het was een risico, maar het spel werd gelukkig met enthousiasme ontvangen en bracht collega’s bij elkaar die normaal niet samenwerken. Door deze challenge bedachten mensen niet alleen wat beter kon op het gebied van duurzaamheid maar gingen zij ook echt zelf aan de slag. Het proces van certificeren voor de CO2-Prestatieladder kwam na deze challenge precies op het juiste moment. We zijn gestart met een fysieke introductie over de CO2-Prestatieladder, hier konden collega’s al vragen stellen.
Kort daarna kwam corona en werkten we ineens allemaal vanuit huis. Het communicatieplan moest dus worden aangepast. Zo hebben we collega’s bijvoorbeeld op de hoogte gehouden via de nieuwe Corona & Collega’s nieuwsbrief. We hebben collega’s gevraagd thuis een vlogserie op te nemen waarin ze vertellen wat de CO2-Prestatieladder voor hun werk betekent. De vlogserie hebben we vervolgens gedeeld met de hele organisatie. Door de CO2-Prestatieladder op deze manier concreter en persoonlijker te maken ging het bij andere collega’s ook leven. Vanwege corona gaf de directie om de zoveel tijd een update via de mail aan de hele organisatie en daarin werd ook inhoudelijk nieuws meegenomen zoals bijvoorbeeld over de CO2-Prestatieladder.
Het is belangrijk om directie en bestuur vroegtijdig te betrekken bij het proces zodat zij ook bereid zijn om mee te werken aan filmpjes of berichtgeving te delen. Wees in de communicatie flexibel en evalueer om de paar weken om te kijken of er iets aangepast moet worden. Herhaling van de boodschap op verschillende kanalen is heel belangrijk. Het was leuk om te lezen dat de certificerende instelling in het rapport heeft geschreven dat er veel energie is gestoken in de communicatie. Zeker omdat we de communicatie moesten aanpassen aan de situatie.”
Auditproof vanuit je bureaustoel
Cleo Bout: “Hoewel interne audits normaal gesproken ook juist op locatie moeten plaatsvinden, kunnen deze ook goed op afstand uitgevoerd worden. Een goede interne audit heeft dan wel wat extra voorbereiding nodig, want met de vele (digitale) overleggen moeten de juiste mensen wel op de juiste dag tijd kunnen maken. Het interne auditteam bestond uit twee personen, één van het Delfland en ikzelf van De Duurzame Adviseurs. Door deze combinatie waren we in staat zowel de interne processen als de inhoud van de CO2-Prestatieladder kritisch te beoordelen. Op voorhand heeft het interne auditteam overleg gehad om te bepalen met wie er gesproken zou worden en hier een planning voor te maken. De uitnodiging voor de vergadering werd naar iedereen gestuurd en op de afgesproken momenten kwamen de te interviewen medewerkers bij het digitale overleg. Aan het einde van de dag had het interne auditteam de hele organisatie doorgereisd zonder de stoel te verlaten!”
Externe audit op 1,5 meter
Bas: ‘‘De externe audit zelf vond, als bijzondere uitzondering op de regel van thuiswerken, op onze kantoorlocatie en afvalwaterzuivering plaats. Een beperkt groepje van auditoren, Lars Dijkstra van De Duurzame Adviseurs en ik zelf waren op locatie aanwezig. De interviews vonden echter grotendeels digitaal plaats. Ook dat bleek goed te verlopen. Natuurlijk heb ik het contact met mijn collega’s erg gemist afgelopen maanden, maar ik ben onwijs trots dat we dit toch gezamenlijk voor elkaar hebben gekregen. Mijn advies aan andere organisaties is dan ook: laat je vooral niet tegenhouden door coronamaatregelen, maar probeer het, vooral digitaal, toch voor elkaar te krijgen!’’
Waarom wachten?
Heb je dus het behalen van de CO2-Prestatieladder al een tijd in de planning staan?
Laat je niet weerhouden om digitaal te starten met duurzame projecten, want klimaatverandering staat niet stil. Laten wij dat dan ook vooral niet doen!
